Osobné údaje

Na čo údaje slúžia

Registrácia slúži na evidenciu účastníkov, rozlíšenie osôb a prehľad pre pamätné medaily. Pri dobrovoľnom používaní časomiery sa zaznamenáva prechod štartom, kontrolným bodom a cieľom a vypočítava orientačný čas.

Používanie aplikácie ani skenovanie QR kódov nie sú podmienkou účasti. Záznamy pomáhajú s prehľadom o priebehu, nenahrádzajú však dohľad ani zabezpečenie pomoci na trati.

Vitruvia poskytuje informačnú a technickú podporu a nevystupuje ako organizátor podujatia. Úloha prevádzkovateľa registračných údajov sa posudzuje samostatne.

Aké údaje používa súčasná časomiera

Registrácia

Meno a priezvisko, rok narodenia a štvormiestny PIN. Rok narodenia pomáha rozlíšiť osoby s rovnakým menom. PIN slúži na obnovenie prístupu a na serveri sa neukladá v čitateľnej podobe.

Účastnícky profil

Identifikátor, účastnícky kód, štartové číslo, podujatie a čas registrácie. Účastnícky kód je potrebné chrániť ako prístupový údaj.

Orientačné meranie

Zaznamenané body a časy, z ktorých sa zobrazujú osobné výsledky a medzičasy. Nejde o súvislé GPS sledovanie účastníka.

Registračný formulár nevyžaduje e-mail účastníka, telefón, adresu, doklad totožnosti ani zdravotné údaje. Technické služby môžu spracúvať aj prevádzkové záznamy; ich konkrétny rozsah a lehoty budú doplnené po overení.

Registrácia maloletých a rodičovské potvrdenie

Registráciu účastníka mladšieho ako 18 rokov vyplní alebo potvrdí rodič či zákonný zástupca. Okrem údajov účastníka zadá svoje meno a priezvisko a zaškrtne potvrdenie účasti a zabezpečenia sprievodu dospelej osoby počas celej trasy. Bez týchto údajov a potvrdenia nemožno novú registráciu maloletého dokončiť.

Ak účastník v roku podujatia dovŕši 18 rokov, formulár sa opýta, či ich bude mať už v deň podujatia. Podľa odpovede zobrazí rodičovskú časť. Pri každom ďalšom dieťati je potrebné nové potvrdenie.

Rodičovský záznam obsahuje meno rodiča alebo zákonného zástupcu, väzbu na konkrétne dieťa a podujatie, čas potvrdenia, dátum podujatia a verzie a znenie vyhlásenia. Ak bola pri maloletom potrebná otázka na dovŕšenie 18 rokov, uloží sa aj táto odpoveď. Rodičovské údaje majú obmedzený prístup a nie sú dostupné cez účastnícke prihlásenie.

Ide o vlastné vyhlásenie rodiča alebo zákonného zástupcu, nie overenie jeho totožnosti. Potvrdenie účasti nie je všeobecným súhlasom so spracúvaním osobných údajov. Vek v čase skoršej online registrácie zostáva samostatnou otvorenou právnou otázkou.

Dieťa môže používať časomieru vo vlastnom telefóne. Podmienky sprievodu sú uvedené v pravidlách účasti. Fotografie sa riešia samostatne; súhlas s ich zverejnením nie je podmienkou registrácie ani medaily.

Kto môže údaje vidieť

Účastník má cez existujúci prístup dostupné svoje údaje a výsledky. Pri viacerých účastníkoch v jednom telefóne sú ich profily dostupné používateľovi tohto telefónu. Administrátorský prístup je určený oprávneným osobám.

Na tomto webe sa nezverejňuje verejný zoznam účastníkov ani individuálne poradie. Rodičovské údaje nepatria do verejných výsledkov. Prípadným pomocníkom má byť dostupný len rozsah potrebný na ich úlohu, prednostne počty alebo minimálny zoznam pre medaily.

Verejný web nemá vlastnú databázu účastníkov; registrácia prebieha v samostatnej časomiere. Konkrétni príjemcovia, poskytovatelia a prípadné prenosy údajov budú uvedené po overení ich skutočných úloh a podmienok.

Uchovávanie a výmaz — pracovný návrh

Pred otvorením ostrej registrácie je plánované vyčistenie testovacích registrácií, rodičovských potvrdení a časov. Termín otvorenia ostrej registrácie bude oznámený na stránke podujatia.

Pre registrácie, osobné časy a rodičovské potvrdenia je navrhnuté uchovávanie najviac 90 dní po podujatí. Táto lehota a automatický výmaz zatiaľ nie sú implementované. Nejde o všeobecnú zákonnú lehotu.

Dlhodobá osobná história zostáva samostatným rozhodnutím. Súčasná časomiera umožňuje náhľad na staršie podujatia; tento dokument túto funkciu nevypína ani existujúce údaje nemaže.

Pracovné exporty majú byť odstránené po splnení úlohy. Konkrétny incident alebo žiadosť môžu odôvodniť obmedzené uchovanie potrebných údajov. Lehoty technických logov a záloh budú doplnené podľa overených podmienok poskytovateľov.

Údaje v telefóne

Časomiera používa miestne úložisko prehliadača na zapamätanie účastníkov v telefóne. Obsahuje meno, identifikátory a účastnícky kód, nie PIN. Pri zdieľanom telefóne je potrebné chrániť prístup k zariadeniu.

Odstránenie profilu z telefónu nie je výmazom registrácie na serveri. Rovnako serverový výmaz neznamená okamžité odstránenie miestnej kópie v každom odpojenom telefóne. Automatické uplynutie miestnych profilov sa ešte pripravuje.

Fotografovanie a zverejnenie fotografií

Spoločné fotografovanie v cieli je dobrovoľné. Fotografovanie ani súhlas so zverejnením nie sú podmienkou účasti alebo získania medaily.

Vybrané fotografie môžu byť so súhlasom zachytených osôb použité na prezentáciu podujatia na vitruvia.sk a na konkrétnych profiloch projektu Vitruvia na sociálnych sieťach. Pri deťoch bude zverejnenie riešené so zákonným zástupcom.

Zapojenie do spoločnej fotografie samo osebe nenahrádza súhlas so všetkými spôsobmi jej použitia. Súhlas bude riešený samostatne od registrácie. Pred fotografovaním budú poskytnuté informácie o plánovanom použití a spôsobe udelenia alebo odvolania súhlasu.

Konkrétne sociálne siete a profily, kontaktný postup a podrobnosti o uchovávaní fotografií budú doplnené pred získavaním príslušného súhlasu. Postup jeho zaznamenania zatiaľ nie je zavedený. Fotografie detí nebudú zverejňované bez vyriešeného súhlasu zákonného zástupcu.

Práva, kontakt a doplnenie informácií

Podľa podmienok GDPR možno uplatniť právo na prístup, opravu, výmaz, obmedzenie spracúvania a prípadne prenosnosť. Pri oprávnenom záujme možno namietať; pri spracúvaní založenom na súhlase možno súhlas odvolať. Sťažnosť možno podať Úradu na ochranu osobných údajov SR.

Prevádzkovateľom má byť vlastník súkromného projektu Vitruvia ako fyzická osoba. Jeho celé meno a funkčný kontakt budú doplnené spolu s úplnými informáciami. Na stránke sa zatiaľ neuvádza vymyslená kontaktná adresa.

Právne východiská sú predbežne prijaté na ďalšie dopracovanie. Finálne právne základy podľa účelov, pravidlá pre maloletých a informácie o príjemcoch budú zosúladené so skutočne zavedeným postupom.